Gradsko vijeće Vrgorca je na svojoj 9. sjednici održanoj 19. prosinca izglasalo Pravila o upravljanju dokumentarnim gradivom Grada Vrgorca. Ovaj dokument donesen je na temelju odredbi Zakona o arhivskom gradivu i arhivima i Pravilnika o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva.
Pravilima o upravljanju dokumentarnim gradivom Grada Vrgorca uređuju se sva pitanja organizacije, upravljanja, obrade, odlaganja i čuvanja, izlučivanja i odabiranja, predaje i pobiranja dokumentarnog i arhivskog gradiva koje je nastalo, zaprimljeno ili se koristi u poslovanju Grada Vrgorca, te o infrastrukturi informacijskog sustava, njegovom upravljanju i vanjskim uslugama.
Kako stoji u dokumentu, cjelokupno arhivsko gradivo Grada Vrgorca od interesa je za Republiku Hrvatsku i ima njezinu osobitu zaštitu. Za cjelokupno dokumentarno i arhivsko gradivo Grada Vrgorca odgovoran je pročelnik Jedinstvenog upravnog odjela Grada Vrgorca. Nadzor nad zaštitom cjelokupnog dokumentarnog i arhivskog gradiva Grada Vrgorca obavlja nadležni Državni arhiv u Splitu, te se u tom smislu obvezuju na suradnju sve osobe odgovorne i zadužene za zaštitu dokumentarnog i arhivskog gradiva.
Sukladno donesenim Pravilima, Grad Vrgorac kao stvaratelj dokumentarnog i arhivskog gradiva dužan je:
– uspostaviti informacijski sustav i propisati ga Pravilima za upravljanje dokumentarnim gradivom, kako bi osigurala da dokumentarno gradivo koje posjeduje bude primjereno zaštićeno, sređeno i opisano, te dostupno ovlaštenim osobama,
– utvrditi pravila i postupke nastajanja izvornog dokumentarnog gradiva u digitalnom obliku,
– osigurati pretvorbu arhivskoga gradiva nastalog u fizičkom ili analognom obliku u digitalni oblik,
– odrediti rok čuvanja za sve vrste gradiva koje nastaje njenim radom te takav Popis dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja dostaviti Državnom arhivu u Splitu na odobrenje,
– odrediti rok čuvanja i za sve vrste gradiva u posjedu koje nije nastalo radom Grada Vrgorca ili radom tijela čiju djelatnost obavlja,
– izlučiti i uništiti dokumentarno gradivo u fizičkom ili analognom i digitalnom obliku kojemu su protekli rokovi čuvanja i nema značenja za tekuće poslovanje stvaratelja gradiva niti svojstvo arhivskoga gradiva ili kulturnog dobra,
– uništiti i prije isteka rokova fizičko ili analogno dokumentarno gradivo pretvoreno u digitalni oblik ako su u postupku pretvorbe obavljene provjere cjelovitosti i kvalitete pretvorbe i ako je ishođena potvrda o sukladnosti,
– osigurati prostore za odlaganje i čuvanje dokumentarnog gradiva u fizičkom ili analognom obliku i čuvanje gradiva u digitalnom obliku (serveri i prateće IT infrastruktura),
– dostaviti popis cjelokupnog gradiva (zbirna evidencija gradiva) Državnom arhivu u Splitu. Ispravke i dopune popisa dostaviti do kraja godine za prethodnu godinu,
– izvijestiti Državni arhiv u Splitu o svim važnijim promjenama u vezi s gradivom i omogućiti uvid u stanje gradiva,
– izvijestiti Državni arhiv u Splitu o svakoj promjeni statusa i ustrojstva radi davanja mišljenja o postupanju s gradivom.
Donošenje ovakvih dokumenata obično prođe bez rasprave i u tišini, međutim oni su od iznimnog značaja za svaku sredinu, pa tako i za Grad Vrgorac. Velika je sreća što je hrvatsko društvo u 21. stoljeću sazrelo do te mjere da svojim zakonima i pravilnicima uređuje pitanje čuvanja arhivske građe u lokalnoj zajednici i navodi metode njihove provedbe. I radi to vrlo rutinski. Jer, nažalost, povijest Vrgorca u moderno doba je istovremeno i povijest uništavanja arhivske građe. Čim se promijeni politički sustav i/ili ode jedna generacija, a dođe druga, prvo što Vrgorčani naprave jest da se obračunaju s arhivima. U prvom slučaju namjerno, u drugom nemarom zbog nepostojanja svijesti.
Tako je cjelokupni arhiv stare vrgorske općine, a koji je nastajao kroz drugu polovicu 19. stoljeća pa sve do 1941. godine, uništen u vihoru Drugog svjetskog rata. Poslijeratno arhivsko gradivo vrgorske općine, nastajalo od 1955. do 1997. godine (odnosno, ono što se uspjelo sačuvati od vremenskih nepogoda i djelovanja čovjeka) predano je Državnom arhivu u Splitu. Tamo se nalazi i arhivski fond koji čuva građu vrgorskog suda iz vremena Austro-Ugarske i prve Jugoslavije. Arhivska građa Grada Vrgorca (od 1997.) čuva se u ovoj jedinici lokalne samouprave. Nažalost, već spomenutim nemarom i namjerom brojne vrgorske institucije (ili vanjski činitelji) temeljito su uništavale svoje arhivsko gradivo i početkom 90-ih godina 20. stoljeća.
Sve ove okolnosti nevjerojatno otežavaju, nekad i onemogućuju, istraživanje određenih razdoblja vrgorske povijesti. Štoviše, njezino istraživanje umnogome ovisi o gradivu koje se čuva u arhivskim i drugim ustanovama u Zadru, Splitu, Dubrovniku, Zagrebu, Zaostrogu, Makarskoj, Sarajevu, Beogradu, Veneciji, Beču, Istanbulu, Ankari i drugima. Ono se tamo čuva u fondovima zajedno s građom brojnih drugih sredina pa je za skupljanje dokumentacije o Vrgorcu potreban golem, financijski zahtjevan i vremenski vrlo dug istraživački rad. Taj se rad u našem gradu svodi isključivo na volonterske pothvate, bez sustavnog praćenja od strane lokalne samouprave ni države, kao ni bilo kakve strategije u tom smislu. A bez istraživanja povijesti jedne zajednice ona je lišena ključnih podataka o svome identitetu, što, posljedično, utječe i na njezinu homogenost, a s druge strane, uvodi u eter brojne mitove i legende koji, lišeni povijesnih izvora, često postaju službena povijest. Zato, čuvajmo našu arhivsku građu i istražujmo vrgorsku povijest. Dužni smo to budućim generacijama.
Branko Radonić
